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报价单表达商品与价格提议；形式发票用发票格式呈现拟交易资料。两者在出口业务中存在重叠，PI 本身也可以用于报价。二者均不证明收款，也不能自动替代最终商业发票。
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逐项对照
| 对照项 | Quotation | Proforma Invoice |
|---|---|---|
| 主要用途 | 给客户讨论商品与价格 | 以发票格式呈现拟交易资料 |
| 常见内容 | 描述、数量、售价、有效期、交期 | 交易主体、编号、商品、币种、付款与装运条款 |
| 常见使用时机 | 客户在比较选款、采购数量或价格 | 客户需要发票格式的拟交易记录 |
| 付款状态 | 不能证明已经收款 | 不能证明已经收款 |
| 条款变化后 | 修订并标明新报价 | 修订并与约定条款重新核对 |
| 最终出货单证 | 不能替代实际出货记录 | 制作商业发票前仍需核对实际成交资料 |
同一批商品，不同阶段要确认什么
教学示例：100 个布袋，每个 2.50 USD；200 个纸盒，每个 1.20 USD，商品总额为 490.00 USD，不含运费、保险和税费。
- 报价：展示图片、规格、询价数量、售价、有效期和交货期，明确价格包含哪些费用。
- PI：沿用拟交易商品，补齐买方、编号、付款条件和具体交货地点。复制报价内容不意味着客户已接受。
- 出货前：如果实际只成交 90 个布袋，纸盒仍为 200 个，商品总额应变为 465.00 USD。更新商业发票，并与实际装箱数量核对。
如何选择文件
- 客户还在选款、没有确定数量：先制作产品目录。 制作产品目录
- 客户已确定询价数量，正在谈价格：制作报价单。 制作报价单
- 需要发票格式的拟交易资料：准备 PI。 查看 PI 示例与字段
- 记录实际成交与装箱：核对商业发票和装箱单。 比较出货单证
在 ExportDoc Pro 中从报价转 PI
- 制作带图报价，填写售价并核对预览。
- 需要继续制作单证时，点击“转为 PI / CI / 装箱单”，沿用商品资料。
- 补齐并核对买方、日期、付款与贸易条件，选择 PI 并生成新预览。
- 打开下载 PDF，确认版本后再发送。修改草稿不会更新已下载文件。
网页编辑器支持中文和英文，PDF 标签为英文，输入内容不会自动翻译。工具不自动发送文件、收款或同步团队草稿。
常见问题
一定先有报价单，再有 PI 吗？
没有适用于所有交易的固定顺序。美国商业服务局将 PI 描述为以发票格式编制的报价，应以买方需求和实际交易安排为准。
报价或 PI 一定有合同效力吗？
仅靠文件标题不能判断法律效力，内容、接受方式、适用法律和双方约定都可能影响结果，应按具体交易确认。
资料来源与适用范围
单证用途参考美国商业服务局的一般出口指南；具体字段仍需按目的国、货物和承运人要求核对。本页产品示例用于说明 ExportDoc Pro 的操作，不是官方核准表格。